Презентация — современный метод представления информации со сценарием и структурой. Продуманное сочетание текста и графики, диаграмм, таблиц, музыки, видео, анимации, ссылок, позволяет лучше донести до аудитории свои идеи. Простое выступление без сопровождения своих слов наглядными примерами (графическими элементами, видеоматериалами и другими объектами) не дает такого сильного эффекта. Чтобы представить свою идею, проект, поделиться со слушателями какой-то информацией, мало просто рассказать о ней, ее необходимо визуализировать.
В век развития компьютерных технологий этот вид представления информации распространился почти на все сферы жизни. Дизайнеры и преподаватели, маркетологи и инженеры, экономисты и учащиеся создают презентации, визуализируют то, о чем они рассказывают своим слушателям. Когда человек слышит и видит информацию одновременно, он лучше усваивает ее. Поэтому этот способ представления так популярен сейчас.
В линейке специальных инструментов для создания презентаций выделяется PowerPoint. Программа от корпорации Microsoft, являющаяся частью офисного пакета, помогает и опытным, и неподготовленным пользователям создавать, просматривать и демонстрировать красивые, эффектные презентации. Обширный функционал программы позволяет качественно и разнообразно визуализировать свой материал, представить его слушателям в виде яркого и запоминающегося шоу.
Освоив программу для презентаций и слайд-шоу от Microsoft, Вы научитесь искусству визуализации. Любая идея, представленная в таком сопровождении, гораздо лучше усвоится слушателями. С помощью презентации можно учить школьников и студентов, демонстрировать инженерные и дизайн-проекты, фильмы, музыкальные клипы и фотографии, выступать перед аудиторией с докладами и даже устроить театрализованный спектакль.
PowerPoint позволяет создать презентацию любой сложности: от обычной (с картинками, таблицами и пр.), до сложной, изобилующей анимационными спецэффектами. Все зависит от аудитории, поставленной цели, вашей фантазии и от того, насколько вы преуспели в освоении функционала программы.
Как сделать презентацию в PowerPoint или десять шагов на пути к цели
Придумываем концепцию.
Сначала прорабатывается текстовая часть выступления, а затем она уже сопровождается элементами визуализации. Презентация не может заменить доклад, она идет параллельно с ним: помогает донести до слушателя информацию, представляя ее наглядно. Вот почему нужно сначала определиться с концепцией доклада, и только после этого продумывать сюжет, сценарий, структуру презентационного шоу.
Для разработки правильной концепции ответьте на такие вопросы:
- Какой цели вы хотите достичь с помощью этой презентации?
- Кто будет слушать выступление (особенности аудитории)?
- Какие визуальные элементы планируется использовать в презентации?
- Какова продолжительность выступления?
Начало проекта.
Запустите программу PowerPoint и используйте соответствующую функцию для создания нового слайд-шоу (по типу страницы документа Word). Кликните на опцию в панели навигации и определитесь с макетом. Он может стать и макетом для отдельного слайда, и для презентации в целом.
Рекомендации:
Слишком большой объем информации сложен для восприятия, он отвлекает человека, не дает ему сосредоточиться. Идеально, если на одном слайде будет расположен один блок с текстом, видео, фотографиями, таблицами и прочими элементами.
Шаблоны Вам в помощь.
Для тех, кто впервые создает презентацию, есть возможность пользоваться предустановленными шаблонами, что значительно упрощает дело. И только, когда PowerPoint будет освоен вдоль и поперек, можно создавать пользовательские образцы, которые будут соответствовать Вашим определенным требованиям и задачам.
Поскольку мы создаем пока свою первую презентацию, то выбираем шаблон, который уже предустановлен в программе. Чтобы открыть меню, нажмите кнопку Office и выберите команду «Создать». В новом окне появится группа «Шаблоны» и команда «Пустые и последние». Двойным щелчком мыши по кнопке «Новая презентация» мы создаем проект.
Можно воспользоваться также и командой «Установленные шаблоны». Кликнув на нее, Вы сможете выбрать вид шаблона из классического или современного фотоальбома, рекламного буклета, викторины, широкоэкранной презентации. Выбор того или иного шаблона обусловлен формой презентации.
Настраиваем внешний вид.
Этот шаг важен и необходим. Откройте вкладку «Дизайн» и оттуда перейдите в «Темы». Определитесь с темой документа и выберите ту, которая Вам понравилась. Внешний вид слайдов также можно менять. Откройте вкладку «Слайды», определитесь с темой и примените ее для одного или нескольких слайдов, кликнув на соответствующую команду.
Предустановленные в программе темы подходят для всех презентаций. А для придания уникальности выбранной теме существуют отдельные кнопки, с помощью которых можно выбрать фон, цвет, анимационные эффекты.
Опытные пользователи программы PowerPoint не пользуются встроенными темами, они создают свои. Для этого нужно применить собственные фотографии и изображения.
Рекомендации:
- Текст обязательно должен выделяться на фоне, в противном случае он будет плохо читаться. Определитесь с размером шрифта – слишком мелкий будет плохо видно.
- Чем больше цветовых решений, особенно пестрых оттенков, тем сложнее воспринимается текст. Тут главное, как и в одежде, не переборщить с цветами и сделать их сочетаемыми.
- Три-четыре сочетаемых оттенка идеально концентрируют внимание аудитории, повышают восприятие информации.
Правильный шрифт.
При работе с презентацией так же, как и в документах Word, можно менять шрифты, выбирая тип, цвет, размер. Одним словом, если вы знакомы с программами Microsoft Office, то и в PowerPoint быстро научитесь работать.
Для выбора графического рисунка букв и символов откройте вкладку «Главная» и определитесь со шрифтом, его цветом и размером. Затем заполните поля «Заголовок» и «Текст» создаваемого слайда.
Рекомендации:
- Текст, расположенный на слайде, должен быть разделен на две части. Есть главные слова и вспомогательные, дополняющие основную мысль послания. И соответственно важная часть текста должна быть особо выделена. Это можно сделать с помощью необычного шрифта, размера, цвета и, конечно же, спецэффектов. Можно также сделать так, чтобы сначала шла главная информация, а затем дополнительная. Одним, словом, чтобы донести основную идею слайда, необходимо правильно расставить акценты.
- Сплошной текст (одинаковый цвет, размер шрифта) недопустим. Разделите информацию на смысловые блоки и примените для каждого свой размер шрифта. Должны быть выделено визуально заголовки, подзаголовки, комментарии к изображениям, основной текст.
- Важно оформить текст так, чтобы он выделялся, визуально привлекал внимание. Подчеркивайте ключевые слова, пишите курсивом или жирным шрифтом, особое внимание уделите заголовкам — они должны бросаться в глаза.
- Больше шести строчек не пишите в слайде, иначе об эффективности восприятия информации и речи быть не может.
- Для всей презентации выбирайте желательно один шрифт.
- Не используйте сложные для восприятия шрифты. Зритель должен прочитать строку моментально, а не расшифровывать экзотические «закорючки».
- Большой объем текстовой информации на одном слайде сложен для восприятия. Лучше 10 емких слов, чем «простыня» текста.
Больше наглядности!
Если сюжет презентации позволяет и так нужно для лучшего визуального восприятия, применяйте разнообразные элементы. Это может быть изображение, диаграмма, клип, коллаж, схема, таблица — все, что служит наглядным доказательством вашей информации. Чтобы поместить на слайд-шоу любой элемент, воспользуйтесь вкладкой «Вставка» или известными командами.
Рекомендации:
- Лучше всего, если вы не будете использовать изображения, обтекаемые текстом. Текст усваивается эффективнее, если он сопровождает графический элемент, расположенный на отдельной странице (в данном случае слайде).
- Весь графический материал, используемый в презентации, должен быть качественным. Не вставляйте изображения маленького размера. Растянутая фотография испортит всю презентацию. (обратите внимание на качество изображения).
Звуковое сопровождение.
Музыка, звуковая дорожка — атрибут беспроигрышной презентации. Нажмите на «Вставку», откройте «Клипы мультимедиа» и выберите «Звук». Откроется окно со списками команд, выберите «Звук из файла». Откроется еще одно окно, в котором вам необходимо указать папку с вашей музыкой и выбрать тип файла. Определитесь со способом воспроизведения звуковой дорожки (по клику или в автоматическом режиме). Если вы выбираете первое, появится вкладка «Работа со звуком». Перейдите в «Параметры звука» и настройте команды воспроизведения.
Рекомендации:
- Не ставьте громкую музыку и звук: аудитория должна слышать ваше выступление
- Как вы понимаете, тяжелый рок не может сопровождать ваше выступление (хотя бывают особые случаи). Выбирайте спокойную музыку.
Эффекты.
Их применение украшает презентацию, делает ее разнообразной, добавляет эмоциональности и смысловой нагрузки. К любому графическому элементу или объекту могут быть применимы анимационные эффекты, если они, конечно, уместны. Анимация настраивается на соответствующей вкладке. Для того чтобы добавить эффект для графики, объекта, текста, кликните на него и настройте анимацию, кликнув на соответствующий пункт. Добавленные эффекты можно менять.
Рекомендации:
- Обилие спецэффектов не разнообразит презентацию, а наоборот, навредит ей. Аудитория отвлекается на привлекающую внимание анимацию, пропуская текстовое содержание.
- Анимационные вставки должны использоваться минимально и нести смысловую нагрузку.
- Эффекты уместны для выделения фактов, цифр, ключевых слов, в заключении.
Эффекты смены слайдов.
Когда один слайд в презентации сменяется другим с помощью анимационных эффектов, это привлекает внимание. В программе PowerPoint есть множество предустановленных типов переходов — жалюзи, шашки, прямоугольники, объединения по вертикали и горизонтали.
Чтобы применить к каждому слайду презентации одинаковый тип перехода, откройте вкладку «Анимация». Кликните сначала на ваш эскиз, а затем на «Переход к следующему слайду». Здесь можно выбирать нужный эффект.
Эффекты смены слайдов, выбранные Вами, можно настраивать. Если Вы хотите изменить скорость, кликните на «Переход к следующему слайду» и выберите соответствующую кнопку. Кликнув на нее, установите нужные Вам значения. Можно менять и порядок эффектов смены слайдов. Для этого необходимо перейти в соответствующую группу и произвести настройки: слайды могут меняться по клику или в автоматическом режиме.
К эффектам смены слайдов добавляется и звуковая дорожка. Откройте вкладку «Анимация», а затем «Переход к следующему слайду». Выберите кнопку «Звук перехода». Если звук присутствует в списке, кликните на него. Если Вам необходимо добавить звук не из списка, кликните на команду «Другой звук». Найдите файл на компьютере и добавьте его с помощью кнопки «ОК».
Рекомендации:
- Частый звук при смене слайдов недопустим.
- Не используйте автоматическую смену слайдов.
- Обязательно укажите в тексте, в каком месте меняются слайды.
- У человека, который занимается организационными моментами, тоже должен быть текст с этими подсказками.
Ура! Презентация готова!
Каждый слайд готов и теперь можно просмотреть всю презентацию. Кликните «Показ слайдов» и начинайте просмотр. Если вам что-то не нравится в Вашей работе, всегда можно подкорректировать. Для возвращения к слайдам кликните клавишу «Escape». Измененный и просмотренный слайд обязательно сохраните.
Рекомендации:
Когда презентация визуально привлекательна за счет красочных объектов, графических элементов и яркой анимации — это хорошо. Но мастерство оратора в этом деле все же главнее.
Заключение
Научившись, шаг за шагом работать в PowerPoint, Вы сможете создавать яркие, запоминающие презентации и мастерски их представлять перед разной аудиторией. Программа от Microsoft с каждым новым слайд-шоу будет удивлять Вас своими функциональными возможностями. И у Вас появится чувство, что этот инструмент невозможно освоить до конца. Но каждая новая презентация будет все лучше, а значит, Вы на «отлично» выучили все ее уроки.
Чтобы загрузить и установить на компьютер программу для создания, просмотра, показа слайд-шоу и презентаций, используйте официальный источник — сайт Microsoft.
