12 приемов для ускоренной работы в Excel

12 приемов для ускоренной работы в Excel

Как быстро добавить данные, создать умную таблицу или спасти несохранённый файл. Многие из этих советов реально способны облегчить работу с программой. Читайте и берите на вооружение: 12 приемов для ускоренной работы в Excel. Поехали!

Быстрое добавление новых данных в диаграмму

Если для построенной диаграммы на листе появились новые данные, которые нужно добавить, то можно просто выделить диапазон с новой информацией, скопировать его (Ctrl + C) и потом вставить прямо в диаграмму (Ctrl + V).

12 приемов для ускоренной работы в Excel
Быстрое добавление новых данных в диаграмму

Мгновенное заполнение

Предположим, у Вас есть список полных ФИО (Иванов Иван Иванович), которые вам надо превратить в сокращённые (Иванов И. И.). Чтобы сделать это, нужно просто начать писать желаемый текст в соседнем столбце вручную. На второй или третьей строке Excel попытается предугадать наши действия и выполнит дальнейшую обработку автоматически. Останется только нажать клавишу Enter для подтверждения, и все имена будут преобразованы мгновенно. Подобным образом можно извлекать имена из email, склеивать ФИО из фрагментов и так далее.

12 приемов для ускоренной работы в Excel
Мгновенное заполнение

Копирование без нарушения форматов

Вы, скорее всего, знаете о волшебном маркере автозаполнения. Это тонкий чёрный крест в правом нижнем углу ячейки, потянув за который можно скопировать содержимое ячейки или формулу сразу на несколько ячеек. Однако есть один неприятный нюанс: такое копирование часто нарушает дизайн таблицы, так как копируется не только формула, но и формат ячейки. Этого можно избежать. Сразу после того, как потянули за чёрный крест, нажмите на смарт-тег — специальный значок, появляющийся в правом нижнем углу скопированной области.

Если выбрать опцию «Копировать только значения», то Excel скопирует вашу формулу без формата и не будет портить оформление.

12 приемов для ускоренной работы в Excel
Копирование без нарушения форматов

Отображение данных из таблицы Excel на карте

В Excel можно быстро отобразить на интерактивной карте Ваши геоданные, например продажи по городам. Для этого нужно перейти в «Магазин приложений» (Office Store) на вкладке «Вставка» и установить оттуда плагин «Карты Bing» (Bing Maps). Это можно сделать и по прямой ссылке с сайта, нажав кнопку Get It Now.

После добавления модуля его можно выбрать в выпадающем списке «Мои приложения» на вкладке «Вставка» и поместить на Ваш рабочий лист. Останется выделить Ваши ячейки с данными и нажать на кнопку Show Locations в модуле карты, чтобы увидеть наши данные на ней. При желании в настройках плагина можно выбрать тип диаграммы и цвета для отображения.

12 приемов для ускоренной работы в Excel
Отображение данных из таблицы Excel на карте

Быстрый переход к нужному листу

Если в файле количество рабочих листов перевалило за 10, то ориентироваться в них становится трудновато. Щёлкните правой кнопкой мыши по любой из кнопок прокрутки ярлычков листов в левом нижнем углу экрана. Появится оглавление, и на любой нужный лист можно будет перейти мгновенно.

12 приемов для ускоренной работы в Excel

Преобразование строк в столбцы и обратно

Если Вам когда-нибудь приходилось руками перекладывать ячейки из строк в столбцы, то Вы оцените следующий трюк:

  1. Выделите диапазон.
  2. Скопируйте его (Ctrl + C) или, нажав на правую кнопку мыши, выберите «Копировать».
  3. Щёлкните правой кнопкой мыши по ячейке, куда хотите вставить данные, и выберите в контекстном меню один из вариантов специальной вставки — значок «Транспонировать». В старых версиях Excel нет такого значка, но можно решить проблему с помощью специальной вставки (Ctrl + Alt + V) и выбора опции «Транспонировать».
12 приемов для ускоренной работы в Excel
Преобразование строк в столбцы и обратно

Выпадающий список в ячейке

Если в какую-либо ячейку предполагается ввод строго определённых значений из разрешённого набора (например, только «да» и «нет» или только из списка отделов компании и так далее), то это можно легко организовать при помощи выпадающего списка.

12 приемов для ускоренной работы в Excel
Выпадающий список в ячейке
  1. Выделите ячейку (или диапазон ячеек), в которых должно быть такое ограничение.
  2. Нажмите кнопку «Проверка данных» на вкладке «Данные».
  3. В выпадающем списке «Тип» выберите вариант «Список».
  4. В поле «Источник» задайте диапазон, содержащий эталонные варианты элементов, которые и будут впоследствии выпадать при вводе.
12 приемов для ускоренной работы в Excel
Выбор источника

Умная таблица

Если выделить диапазон с данными и на вкладке «Главная» нажать «Форматировать как таблицу», то наш список будет преобразован в умную таблицу, которая умеет много полезного:

  1. Автоматически растягивается при дописывании к ней новых строк или столбцов.
  2. Введённые формулы автоматом будут копироваться на весь столбец.
  3. Шапка такой таблицы автоматически закрепляется при прокрутке, и в ней включаются кнопки фильтра для отбора и сортировки.
  4. На появившейся вкладке «Конструктор» в такую таблицу можно добавить строку итогов с автоматическим вычислением.
12 приемов для ускоренной работы в Excel
Умная таблица

Спарклайны

Спарклайны — это нарисованные прямо в ячейках миниатюрные диаграммы, наглядно отображающие динамику наших данных. Чтобы их создать, нажмите кнопку «График» или «Гистограмма» в группе «Спарклайны» на вкладке «Вставка». В открывшемся окне укажите диапазон с исходными числовыми данными и ячейки, куда Вы хотите вывести спарклайны.

12 приемов для ускоренной работы в Excel
Спарклайны

После нажатия на кнопку «ОК» Microsoft Excel создаст их в указанных ячейках. На появившейся вкладке «Конструктор» можно дополнительно настроить их цвет, тип, включить отображение минимальных и максимальных значений и так далее.

Восстановление несохранённых файлов

Представьте: Вы закрываете отчёт, с которым возились последнюю половину дня, и в появившемся диалоговом окне «Сохранить изменения в файле?» вдруг зачем-то жмёте «Нет». Офис оглашает Ваш истошный вопль, но уже поздно: несколько последних часов работы пошли псу под хвост.

На самом деле есть шанс исправить ситуацию. Если у вас Excel 2010, то нажмите на «Файл» → «Последние» и найдите в правом нижнем углу экрана кнопку «Восстановить несохранённые книги».

В Excel 2013 путь немного другой: «Файл» → «Сведения» → «Управление версиями» → «Восстановить несохранённые книги».

В последующих версиях Excel следует открывать «Файл» → «Сведения» → «Управление книгой».

12 приемов для ускоренной работы в Excel
Восстановление несохранённых файлов

Откроется специальная папка из недр Microsoft Office, куда на такой случай сохраняются временные копии всех созданных или изменённых, но несохранённых книг.

Сравнение двух диапазонов на отличия и совпадения

Иногда при работе в Excel возникает необходимость сравнить два списка и быстро найти элементы, которые в них совпадают или отличаются. Вот самый быстрый и наглядный способ сделать это:

  1. Выделите оба сравниваемых столбца (удерживая клавишу Ctrl).
  2. Выберите на вкладке «Главная» → «Условное форматирование» → «Правила выделения ячеек» → «Повторяющиеся значения».
  3. Выберите вариант «Уникальные» в раскрывающемся списке.
12 приемов для ускоренной работы в Excel
Сравнение двух диапазонов на отличия и совпадения

Подбор (подгонка) результатов расчёта под нужные значения

Вы когда-нибудь подбирали входные значения в Вашем расчёте Excel, чтобы получить на выходе нужный результат? В такие моменты чувствуешь себя матёрым артиллеристом: всего-то пара десятков итераций «недолёт — перелёт» — и вот оно, долгожданное попадание!

Microsoft Excel сможет сделать такую подгонку за Вас, причём быстрее и точнее. Для этого нажмите на вкладке «Данные» кнопку «Анализ „что если“» и выберите команду «Подбор параметра». В появившемся окне задайте ячейку, где хотите подобрать нужное значение, желаемый результат и входную ячейку, которая должна измениться. После нажатия на «ОК» Excel выполнит до 100 «выстрелов», чтобы подобрать требуемый вами итог с точностью до 0,001.

12 приемов для ускоренной работы в Excel
Подбор (подгонка) результатов расчёта под нужные значения

Если этот обзор охватил не все полезные фишки MS Excel, о которых вы знаете, делитесь ими в комментариях!

close

О, привет 👋
Приятно познакомиться.

Раз в неделю мы отправляем дайджест с самыми популярными статьями.

Мы не спамим! Прочтите нашу политику конфиденциальности, чтобы узнать больше.

Оцените статью
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

тринадцать − четыре =

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:
Нажимая на кнопку "Отправить комментарий", я даю согласие на обработку персональных данных и принимаю политику конфиденциальности.